The Software Behind the 29th JASMEE Conference

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第29回JASMEE学術集会を支えるソフトウェア

学術集会に参加するとき、私たちはまず会場、プログラム、講演者、そして当日出会う人々を思い浮かべることが多いと思います。しかし、その裏側では、抄録投稿、査読、参加登録、支払い確認、懇親会やお弁当の予約、名札の作成、領収書や参加証明書の発行、プログラムの更新、参加者への連絡など、多くの事務作業が必要になります。

第29回日本医学英語教育学会学術集会では、これらの作業を支えるために、IndicoとHEPConという2つの連携したソフトウェアを使用しています。Indicoは、学術集会ウェブサイト、参加登録、抄録投稿、タイムテーブル、運営事務を支える中心的な学会管理システムです。一方、HEPConは、参加者がスマートフォンで学術集会情報を確認できるモバイルアプリです。

本稿では、この2つのプラットフォームについて簡単に紹介し、今回の学術集会でどのように活用されるのかを説明します。

CERNで開発されたカンファレンス管理システム Indico

Indicoは、欧州原子核研究機構（CERN）で開発されたソフトウェアです。CERNは、スイス・ジュネーブ近郊のフランスとの国境地帯に位置する国際的な研究機関で、世界最大・最高エネルギーの粒子加速器であるLarge Hadron Collider（LHC）でよく知られています。また、デジタルコミュニケーションの歴史においても重要な場所です。1989年、Tim Berners-LeeによりWorld Wide Webが考案されたのもCERNでした。

Indicoには、このような背景が反映されています。国際的な科学コミュニティにおいて、複雑な学術イベント、会議、研究関連のコミュニケーションを効率的に運営するために開発されたソフトウェアです。Indicoはオープンソースであり、ソフトウェアをダウンロードして独自のサーバーにインストールして使用することもできます。第29回JASMEE学術集会では、CERNが提供するindico.globalを使用しています。今回、このサービスを無償で利用させていただけることについて、CERNに深く感謝しております。

JASMEEにとって、Indicoの魅力の一つは、商用サービスとしてではなく、学術・研究コミュニティのための基盤として開発されてきた点にあります。研究会、ワークショップ、学術集会など、学術活動の実際のニーズを反映した設計になっています。

学術集会運営を一つのシステムで管理する

参加者にとって、Indicoは単なる学術集会ウェブサイトのように見えるかもしれませんが、運営側にとっては、それ以上の意味を持っています。Indicoは、学術集会のさまざまな要素を一元的に管理するための中心的なシステムなのです。

Indico上に表示された第29回JASMEE学術集会のタイムテーブル

これまで、多くの学術集会では、さまざまな作業を個別に、そして手作業で処理する必要がありました。抄録投稿、査読、参加登録、支払い、懇親会予約、お弁当予約、名札作成、領収書発行、参加証明書発行などを、複数のExcelファイルや個別のメールで管理することが少なくありませんでした。もちろん、それでも運営は可能ですが、事務作業が多岐にわたるため、小さな人的ミスが発生する可能性も高くなります。

Indicoでは、こうした作業の多くを一つのシステム内で一元的に、また半自動的に管理することができます。

たとえば、第29回JASMEE学術集会に参加登録する際、参加者は懇親会やお弁当などのオプションを選択することができます。その後、そのまま決済画面に進み、希望すればクレジットカードで支払いを行うことができます。支払いが完了すると、運営側に通知が届きます。さらに、運営側はボタン一つで領収書を発行し、参加者に送信することができます。同じ登録データを用いて、参加者の氏名・所属だけでなく、懇親会やお弁当の申込状況も表示された名札を印刷することもできます。

これにより、運営側の負担が軽減されるだけでなく、参加者にとっても、登録手続きや支払い確認がより分かりやすくなり、ミスのリスクも少なくなります。

Indicoは、当日の受付でも使用します。登録済みの参加者には、それぞれの登録ページにQRコードが表示されます。受付では、スタッフがこのQRコードを読み取り、参加確認を行います。そのため、ご来場の際には、スマートフォン画面または印刷した用紙でQRコードをご提示いただけますようご準備願います。

HEPCon：スマートフォンで使える学術集会プログラム

今回使用するもう一つのプラットフォームが、参加者向けモバイルアプリのHEPConです。HEPConのホワイトペーパーによると、このアプリは当初、高エネルギー物理学分野の大規模なIndicoタイムテーブルを持つ学術集会を支援するために開発されましたが、現在では、より幅広い科学系学術集会に対応できるモバイル・コンパニオンアプリとして発展しています。

Indicoは非常に強力なシステムですが、ウェブサイトは主にPCや大きめの画面で閲覧することを想定しています。HEPConは、それを補完する形で、スマートフォン画面に最適化された形式で学術集会情報を提供します。

HEPConのホーム画面。フロアマップ、講演者、展示情報、アナウンスなどにスマートフォンからアクセスできます。

HEPConアプリはIndicoから直接データを取得します。そのため、HEPCon内のプログラム情報は学術集会ウェブサイトと同期されます。Indico上で情報が更新されると、その更新内容をアプリにも反映することができます。また、HEPConはオフラインでも利用できるため、インターネット接続が不安定な場合でも、参加者は学術集会情報を確認することができます。

参加者にとって、HEPConは便利なモバイル版の学術集会案内として機能します。

アプリでは、フロアマップ、協賛企業・展示情報などを含む一般的な学術集会情報を確認できます。また、プログラムのタイムテーブル、各セッション、個々の発表情報を閲覧することもできます。各発表については、抄録に加え、利用可能な場合にはPDFやPowerPointなどの配布資料も確認できます。

また、発表を「お気に入り」に登録することで、自分用のスケジュールを作成することもできます。並行セッションの間を移動したい場合や、聞き逃したくない発表を整理しておきたい場合に便利です。発表情報を外部のカレンダーアプリにエクスポートすることも可能です。

さらに、今回は発表ごとのコメント機能も使用する予定です。参加者は、発表前、発表中、または発表後に、個々の発表に対してコメントやフォローアップの質問を残すことができます。通常の口演セッションでは、各発表後の質疑応答時間は限られています。このコメント機能により、会場で質問する時間がなかった場合でも、後から意見や質問を共有することができ、議論を継続するきっかけになることを期待しています。

HEPConには、講演者一覧や発表一覧も用意されており、関心のある発表者やトピックを探しやすくなっています。また、運営側から参加者にリアルタイムのお知らせを送ることもできます。たとえば、スケジュール変更のお知らせや、「シミュレーションセンター見学は5分後に開始します」といった案内をアプリ経由で届けることができます。

対面での交流を置き換えるのではなく、支えるために

これらのツールを使用する目的は、学術集会を単に「デジタル化」することではありません。学術集会の最大の価値は、やはり人々が同じ場所に集まることにあります。発表、質疑応答、休憩時間の会話、思いがけない出会いなどは、学術集会において今でも非常に重要です。

一方で、よいデジタルツールは、その体験をよりスムーズにすることができます。参加者が必要な情報を見つけやすくなり、タイムテーブルを確認しやすくなり、資料にアクセスしやすくなり、変更があった場合でも情報を受け取りやすくなります。また、運営側の事務作業を減らすことで、学術集会の内容や雰囲気づくりにより多くの注意を払うことができます。

医学英語教育は、国際的かつ学際的な分野です。語学教員、医学教育者、臨床医、研究者、学生、そして言語的・専門的な境界を越えたコミュニケーションに関わるさまざまな人々が集まります。このような分野においては、何を伝えるかだけでなく、どのように情報を共有し、どのようにコミュニケーションを支えるかについて考えることも重要です。

学術集会前に

関西医科大学にお越しになる前に、参加者の皆様には、学術集会ウェブサイトで最新の公式情報をご確認いただくことをお勧めします。ウェブサイトは、プログラム、タイムテーブル、アクセス情報、各種お知らせなどの中心的な情報源となります。

学術集会中にHEPConを利用される方は、事前にアプリをインストールしておくことをお勧めします。アプリのダウンロード用QRコードは、会場でもご案内する予定です。

なお、HEPConアプリは便利な補助ツールであり、参加のための必須条件ではありません。基本的な学術集会情報は、ウェブサイトおよび会場でも確認できるようにします。ただし、当日のプログラム確認や発表情報の閲覧、個人スケジュールの作成などには、HEPConを活用していただければ幸いです。

今後に向けて

JASMEEが年次学術集会でIndicoとHEPConを組み合わせて使用するのは、今回が初の試みです。実際に使用してみることで、今後に向けた課題や可能性が見えてくると思います。非常にうまく機能する部分もあれば、さらに改善できる部分もあるでしょう。

それでも、これらのツールが第29回JASMEE学術集会の運営をより円滑にし、参加者にとって学術集会をより分かりやすく、参加しやすく、またよりインタラクティブなものにすることを期待しています。さらに、この経験が、今後のJASMEE学術集会において、医学英語教育における学術的コミュニケーション、専門的交流、そして協働をどのように支えていくかを考える一つの手がかりになればと考えています。

参考情報

 本稿で紹介したソフトウェアについてさらに知りたい方は、以下のリンクをご参照ください。

The Software Behind the 29th JASMEE Conference

When we attend an academic conference, we usually think first about the venue, the program, the speakers, and the people we will meet. Behind the scenes, however, every conference also depends on a large amount of administrative work: abstract submission, peer review, participant registration, payment confirmation, reception and lunch reservations, name badges, receipts, certificates of participation, program updates, and communication with participants.

For the 29th JASMEE Conference, we are using two connected software platforms to support this work: Indico and HEPCon. Indico is the main conference management system behind the conference website, registration, abstract submission, timetable, and administrative workflow. HEPCon is the mobile app that will allow participants to access key conference information on their smartphones during the meeting.

This article briefly introduces these two platforms and explains how they will support this year’s conference.

Indico: conference management software from CERN

Indico was originally developed at CERN, the European Organization for Nuclear Research. CERN is located near Geneva, on the Franco-Swiss border, and is best known as the home of the Large Hadron Collider, the world’s largest and most powerful particle accelerator. It also has a special place in the history of digital communication: the World Wide Web was invented at CERN by Tim Berners-Lee in 1989.

Indico reflects this background. It was developed within an international scientific community that needed reliable tools for organizing complex academic events, meetings, and research-related communication. It is open-source software and can be downloaded and installed on one’s own server. For the 29th JASMEE Conference, we are using indico.global, a CERN-hosted service, and we are very grateful to CERN for allowing us to use this service free of charge.

For JASMEE, one of the attractions of Indico is that it is academic infrastructure rather than a commercial big-tech platform. It was built for scholarly and scientific communities, and its design reflects the practical needs of conferences, workshops, and research organizations.

Managing the conference in one place

For participants, Indico may simply look like the conference website. For the organizers, however, it is much more than that. It is the central system through which many different parts of the conference are managed.

The 29th JASMEE Conference timetable displayed on Indico

In the past, many conference tasks had to be handled separately and manually. Abstract submissions, peer review, registration, payments, networking reception reservations, bento lunch reservations, name card preparation, receipts, and certificates of participation often had to be tracked through several Excel files and many individual emails. This was possible, of course, but it required a great deal of administrative work and created many opportunities for small human errors.

Indico allows many of these tasks to be managed centrally and semi-automatically.

For example, when participants register for the 29th JASMEE Conference, they can select optional items such as the networking reception and lunch boxes. They can then proceed directly to checkout and, if they wish, pay by credit card. Once payment is received, the organizers receive a notification. With a click of a button, a receipt can be generated and sent to the participant. The same registration data can also be used to print name badges showing not only the participant’s name and affiliation, but also whether they have registered for the networking reception and lunch boxes.

This reduces the workload for the organizers, but it also improves the participant experience. Registration becomes smoother, payment confirmation is clearer, and the risk of mistakes is reduced.

Indico will also be used at the reception desk. Each registered participant has a QR code on their registration page. At check-in, reception staff will scan this QR code to confirm attendance. Participants are therefore asked to have their QR code ready when they arrive, either on their smartphone or as a printout.

HEPCon: the conference program on your smartphone

The second platform we are using is HEPCon, a mobile app for conference participants. According to its white paper, HEPCon was initially developed to support high-energy physics conferences with large-scale Indico timetables, but has since developed into a more general mobile companion for scientific meetings.

While Indico is very powerful, its website is mainly designed for use on a computer or other larger screen. The HEPCon app complements Indico by presenting conference information in a format optimized for smartphone screens.

The HEPCon home screen provides smartphone access to floor maps, speakers, exhibitor information, announcements, and other conference information.

The app pulls its data directly from Indico, which means that the program information in HEPCon is synchronized with the conference website. When information is updated in Indico, the app can reflect that updated information as well. The app also works offline, so participants can continue to access conference information even when internet connectivity is limited.

For participants, HEPCon will function as a convenient mobile conference guide.

Users will be able to view general conference information, including floor maps, sponsor and exhibitor information, and other useful details. They will also be able to view the program timetable, browse sessions, and check individual presentations. For each presentation, participants will be able to view the abstract and, where available, handout materials such as PDF files or PowerPoint slides.

The app will also make it possible to create a personal schedule by marking presentations as favorites. This should be especially useful for participants who want to move between parallel sessions or keep track of presentations they do not want to miss. Presentations can also be exported to external calendar apps.

Another function we plan to use is presentation comments. Participants will be able to leave comments or follow-up questions related to individual presentations before, during, or after the presentation. In a typical conference session, there is often very little time for discussion after each talk. A comment function may help extend that discussion and allow participants to share thoughts even if they did not have time to ask a question in the room.

HEPCon will also include lists of speakers and presentations, making it easier to search for people or topics of interest. In addition, the organizers will be able to send real-time announcements to participants through the app, for example to inform them of schedule changes or to remind them when the Simulation Center tour is about to begin.

Supporting, not replacing, face-to-face interaction

The purpose of using these tools is not to make the conference “digital” for its own sake. A conference is still most valuable because it brings people together in the same place. Presentations, questions, informal conversations, and unexpected encounters remain central to the conference experience.

At the same time, good digital tools can make that experience smoother. They can help participants find information, follow the timetable, access materials, and stay informed about changes. They can also reduce administrative work for the organizers, allowing more attention to be given to the content and atmosphere of the meeting.

Medical English education is an international and interdisciplinary field. It brings together language teachers, medical educators, clinicians, researchers, students, and others involved in communication across linguistic and professional boundaries. In such a field, it is worth thinking not only about what we communicate, but also about how we organize and support communication.

Before the conference

Before coming to Kansai Medical University, participants are encouraged to check the conference website for the latest official information. The website will remain the central source for the program, timetable, access information, and announcements.

Participants who would like to use HEPCon during the conference are encouraged to install the app in advance. QR codes for downloading the app will also be shown at the venue.

The app is intended as a convenient additional tool, not as a barrier to participation. Essential conference information will remain available through the website and at the venue. However, we hope that many participants will find HEPCon useful for navigating the meeting and engaging more actively with the program.

Looking ahead

This is the first time JASMEE is using Indico and HEPCon together for its annual conference. We will certainly learn from the experience. Some things may work very smoothly, while others may reveal points for improvement in future meetings.

Even so, we hope these tools will help make the 29th JASMEE Conference easier to manage, easier to navigate, and more interactive for participants. We also hope that this experience will provide useful insights for future JASMEE conferences as we continue to explore effective ways of supporting academic communication, professional exchange, and collaboration in English for Medical Purposes education.

Further information

For readers who would like to learn more about the software mentioned in this article, the following links may be useful.

第29回JASMEE学術集会を支えるソフトウェア (The Software Behind the 29th JASMEE Conference) © 2026 by Raoul Breugelmans is licensed under CC BY-ND 4.0